Experientia est
optima magistra
optima magistra
Любители иностранных слов и бизнес-пафоса называют эту часть работы as is – дословно «как есть», «как обстоят дела». В чём-то эта часть работы напоминает SWOT-анализ. Как и там, смысл работы – это статичный срез текущей ситуации и понимание, что с этим делать.
В большинстве случаев работа не делается ради работы. Нанять аналитика для оптимизации БП или выделить для этого своего сотрудника стоит денег, и немалых. Аналитик также не будет работать сам по себе: по крайней мере, на первом этапе ему необходимо будет встретиться со всеми участниками процесса и опросить их – а это затраты времени каждого из этих людей, получающих зарплату. Да и руководитель, ставящий задачу, также потратит определённое время для того, чтобы её сформулировать. То есть, мало кто из управленцев захочет просто посмотреть, как происходит работа в компании, без определённой цели.
Соответственно, описание БП в свете поставленной задачи по его улучшению важно для выявления участков, за счёт которых эта задача может быть выполнена. Люди по-разному воспринимают информацию, но общий для всех способ упростить восприятие и посмотреть на общую картину – это графическое представление: блок-схема или диаграмма Ганта. После построения схемы станут видны узкие места в процессе, его критические точки.
Критическая точка – это этап или действие, от выполнения которого зависит общая длительность процесса. То есть, при смещении во времени этого действия удлиняется весь процесс. Например, получение разрешения на строительство: пока его нет, процесс не начнётся. Узкое место, в свою очередь – это этап процесса, по загруженности близкий к максимуму. Например, один рабочий, штампующий определённое количество деталей, нужных для сборки агрегата – больше своего максимума он не сделает.
Итак, описывающий процесс сотрудник путём опросов (интервью) с участниками БП и анализом документов по нему (регламенты, должностные инструкции, приказы и т.д.) составляет общую карту процесса. На карте отмечает этапы, критические точки и узкие места. Уже на этом этапе предлагает основные пути для улучшения (ускорения, удешевления, упрощения или автоматизации) БП. Какие это могут быть пути?
Некоторые этапы процесса можно запараллелить, то есть, начинать их одновременно или просто не дожидаясь окончания одного из них. Если они друг от друга не зависят, и если это позволит сократить общий срок процесса, то это имеет смысл.
Можно сократить дублирующие действия в процессе. Например, если этап завершения работ требует подписи нескольких руководителей разного уровня, то наверняка часть из них можно от этого избавить. Общий срок выполнения процесса уменьшится, а сам он станет менее сложным для исполнителей.
Способ выполнения БП также можно изменить увеличением ресурсов или изменением технологии. Например, если рабочий не может делать в день больше 100 деталей, можно нанять второго рабочего или поменять его на более «скоростного» (т.е., квалифицированного). Тогда общая загрузка ресурса на последующих этапах, возможно, оправдает эти доп.расходы. А можно вместо рабочего поставить станок-робота, который будет в день производить 500 деталей – т.е., внести технологические изменения.
В большинстве случаев работа не делается ради работы. Нанять аналитика для оптимизации БП или выделить для этого своего сотрудника стоит денег, и немалых. Аналитик также не будет работать сам по себе: по крайней мере, на первом этапе ему необходимо будет встретиться со всеми участниками процесса и опросить их – а это затраты времени каждого из этих людей, получающих зарплату. Да и руководитель, ставящий задачу, также потратит определённое время для того, чтобы её сформулировать. То есть, мало кто из управленцев захочет просто посмотреть, как происходит работа в компании, без определённой цели.
Соответственно, описание БП в свете поставленной задачи по его улучшению важно для выявления участков, за счёт которых эта задача может быть выполнена. Люди по-разному воспринимают информацию, но общий для всех способ упростить восприятие и посмотреть на общую картину – это графическое представление: блок-схема или диаграмма Ганта. После построения схемы станут видны узкие места в процессе, его критические точки.
Критическая точка – это этап или действие, от выполнения которого зависит общая длительность процесса. То есть, при смещении во времени этого действия удлиняется весь процесс. Например, получение разрешения на строительство: пока его нет, процесс не начнётся. Узкое место, в свою очередь – это этап процесса, по загруженности близкий к максимуму. Например, один рабочий, штампующий определённое количество деталей, нужных для сборки агрегата – больше своего максимума он не сделает.
Итак, описывающий процесс сотрудник путём опросов (интервью) с участниками БП и анализом документов по нему (регламенты, должностные инструкции, приказы и т.д.) составляет общую карту процесса. На карте отмечает этапы, критические точки и узкие места. Уже на этом этапе предлагает основные пути для улучшения (ускорения, удешевления, упрощения или автоматизации) БП. Какие это могут быть пути?
Некоторые этапы процесса можно запараллелить, то есть, начинать их одновременно или просто не дожидаясь окончания одного из них. Если они друг от друга не зависят, и если это позволит сократить общий срок процесса, то это имеет смысл.
Можно сократить дублирующие действия в процессе. Например, если этап завершения работ требует подписи нескольких руководителей разного уровня, то наверняка часть из них можно от этого избавить. Общий срок выполнения процесса уменьшится, а сам он станет менее сложным для исполнителей.
Способ выполнения БП также можно изменить увеличением ресурсов или изменением технологии. Например, если рабочий не может делать в день больше 100 деталей, можно нанять второго рабочего или поменять его на более «скоростного» (т.е., квалифицированного). Тогда общая загрузка ресурса на последующих этапах, возможно, оправдает эти доп.расходы. А можно вместо рабочего поставить станок-робота, который будет в день производить 500 деталей – т.е., внести технологические изменения.
Нужен взгляд со стороны, чтобы найти решение?
Спрашивайте напрямую или прочитайте мою статью по теме.