Бизнес-процессы

За страшной терминологией кроются простые вещи. Business переводится с английского как «занятость», от слова busy – «занятый». Соответственно, businessman – это просто «занятый человек». И чтобы оправдать свою занятость, нужно напустить туман – усложнить всё настолько, чтобы обычные смертные благоговели перед этим великим миром занятости… ой, то есть, бизнеса.

С первой частью термина мы разобрались, переходим ко второй. Английское process переводится как «ход, течение». Соответственно, бизнес-процесс можно по-простому назвать «ход дела». Так что с бизнес-процессами каждый из нас сталкивался в жизни не раз, только не знал об этом. Вот пара примеров.

Собрались вы делать дома ремонт. Нужно сделать много:
•    собрать все хотелки у родных, уточнить бюджет
•    найти дизайнера, разработать и утвердить проект 
•    определиться с бригадой и согласовать стоимость работ
•    закупить материалы
•    договориться с ТСЖ о ввозе всего добра и вывозе мусора
•    предупредить рабочих о времени шумовых работ
•    часто появляться, стучать всем по голове и заставлять исправлять косяки. 

И это ещё не очень подробный список. Или ещё - вам срочно нужно подстричься. Вы:
o    достаёте телефон
o    лезете в поисковую систему
o    сравниваете найденные варианты по отзывам, цене или как-то ещё
o    звоните в понравившиеся салоны
o    договариваетесь с администратором или мастером
o    едете на стрижку

Что общего? Всегда есть несколько составляющих: 

• последовательность действий
• длительность (сроки) действий
• задействованные лица
• задействованные ресурсы

Для того, чтобы процесс шёл гладко, его нужно систематизировать и упростить. Систематизировать – значит, составить подробную схему: 

• кто, что и когда делает,
• как связаны эти действия 
• какие ресурсы и сколько их нужно

В примере про ремонт, с бригадой вы не определитесь, пока не будет готов проект. Прораб не выдаст «приговор», пока дизайнер не пропишет материалы. Ремонт не начнётся, пока вы их не закупите. В примере про стрижку, вы не договоритесь с мастером, пока не найдёте салон в поиске.

Для того, чтобы упростить процесс, нужно максимально сократить количество задействованных лиц и, по возможности, последовательность. В этом случае и размер нужных ресурсов снизится сам собой до определённого уровня. Снижать искусственно его лучше не надо, иначе есть риск потерь в качестве результата. 

Обычно для удобства этой работы пользуются диаграммой Ганта. Пример – на картинке ниже. Весь процесс разбивается на составляющие без лишнего энтузиазма: если сделать очень детально, можно запутаться. Каждая часть процесса представлена в виде прямоугольника. Длина прямоугольника – это длительность этой части, соответствует количеству стандартных временнЫх отрезков. Прямоугольники рисуются сверху вниз согласно последовательности этапов и соединяются стрелками. Стрелки показывают зависимость этапов: какой идёт за каким. Либо в самом прямоугольнике, либо сбоку пишется стоимость этапа.

Когда готова графика процесса, становятся видны его узкие места. Есть этапы, сдвиг сроков выполнения которых влечёт за собой сдвиг выполнения всего процесса. А есть такие, которые можно безболезненно передвинуть. Получается, что от диаграммы мы получаем вдовесок ещё и приоритетность этапов. 

Только когда весь процесс разложен по полочкам, упрощён и осмечен, можно писать регламенты и инструкции. В этом случае они будут конкретными и понятными исполнителям. Иногда документы пишутся HR службой, которая не разбирается в конкретном процессе. Иногда – сотрудниками выше рангом для подчинённых. И в том, и в другом случае они могут быть непонятными из-за языка или структуры текста. Графика позволяет этих проблем избежать.

Управлять проектами и процессами просто. Нужно всего лишь их нарисовать. А если всплывут забытые детали, их всегда можно добавить в схему. Даже для такого любителя почитать, как я, графическое представление многое упрощает. Когда всё находится на одном листке, можно увидеть весь процесс как бы сверху и в целом. Необходимости копаться в регламентах и зарываться в бумажки больше не будет.